Το να είστε παθιασμένος με τη δουλειά σας είναι μόνο το 50% από ό, τι χρειάζεστε για μια επιτυχημένη καριέρα, ελεύθερος επαγγελματίας ή μη. Το άλλο μισό είναι, φυσικά, η ικανότητα να μεταφέρετε τον ενθουσιασμό σας στους άλλους μέσω όλων όσων μπορείτε να κάνετε γι ‘αυτούς.
Μια καλογραμμένη επαγγελματική πρόταση είναι βασικό συστατικό για να επιτευχθεί αυτό και να «κλείσετε» μια καινούργια συνεργασία. Είναι η πρώτη και συνήθως η μόνη ευκαιρία που έχετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη και να του παρουσιάσετε τις μοναδικές ικανότητες και την αξιοπιστία σας.
Δυστυχώς, η σύνταξη οικονομικών προσφορών είναι ένα κομμάτι το οποίο δυσκολεύει τους επαγγελματίες ανεξαρτήτως του μεγέθους της επιχείρησής τους και συχνά αποτελεί «πονοκέφαλο» ακόμα και για τους έμπειρους του είδους.
Κάτι το οποίο είναι ανόητο! Αν κατέχετε το αντικείμενό σας, είτε αυτό είναι ο σχεδιασμός ιστοσελίδων ή οι υδραυλικές εγκαταστάσεις, το να γράψετε μια αρκετά καλή επιχειρηματική πρόταση δε θα έπρεπε είναι πρόβλημα, αφού πρόκειται για μια τυπική διαδικασία.
Όσον αφορά τη σύνταξη μιας εκπληκτικής επαγγελματικής πρότασης, χρειάζεται να έχετε μια παραπάνω γνώση επί του θέματος και αρκετή εμπειρία. Ή μπορείτε απλά να ακολουθήσετε τις συμβουλές και τις δοκιμασμένες τεχνικές μας που ακολουθούν. Αρχίζοντας με …
1. Ο πελάτης έχει πάντα δίκιο
Καλά, ίσως όχι πάντα. Όταν πρόκειται για τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής πρότασης, όμως, όλα ξεκινούν από το τι θέλει ο πελάτης.
Η πρώτη σας προτεραιότητα, πριν να προσπαθήσετε καν να γράψετε το οτιδήποτε θα πρέπει να είναι η κατανόηση των αναγκών, των προτεραιοτήτων και των περιορισμών του πελάτη – και ο καλύτερος τρόπος για να το πετύχετε αυτό είναι να τους να μιλήσετε για το έργο.
Και όχι μόνο με το “μεγάλο αφεντικό” – προσπαθείστε να μιλήσετε σε όλους τους ανθρώπους από την πλευρά του πελάτη που θα εμπλακούν στο έργο, είτε ως τελικοί χρήστες, μέτοχοι ή ενδιάμεσοι.
Προτού γράψετε την πρόταση, θα πρέπει να έχετε μια καλή κατανόηση του επιθυμητού πεδίου εφαρμογής του έργου και του φάσματος των αναγκών που θα καλύψει.
2. Να είστε ανταγωνιστικοί
Είτε ήρθε πρώτος ο πελάτης σε επαφή μαζί σας ή επικοινωνήσατε εσείς μαζί του για μια πιθανή συνεργασία, θα πρέπει να έχετε πάντα κατά νου ότι δεν είστε η μόνη τους επιλογή.
Εκτός αν έχετε μια μακρά και σταθερή συνεργασία μαζί τους, κατά πάσα πιθανότητα ζυγίζουν τις επιλογές τους, π.χ. ζητώντας προσφορές από αρκετούς ανταγωνιστές σας ή ρίχνοντας μια ματιά στο σύνολο της αγοράς για τις υπηρεσίες αυτές.
Θα πρέπει ήδη να είστε στην κορυφή του τι θεωρείται «state of the art» στη βιομηχανία σας, και να τους παρουσιάσετε μια καλή συμφωνία (από άποψη τιμής και πεδίου εφαρμογής), με όλες τις γαρνιτούρες που θα περίμενε κανείς για το εύρος των τιμών που ζητάτε.
Αν είστε ένας web designer, για παράδειγμα, μην προτείνετε κάποια “web 2.0” λύση που δεν ανταποκρίνεται καν στις ανάγκες του και προσπαθήσετε να χρεώσετε dot com τιμή γι αυτή. Ενημερωθείτε σχετικά με τις πρόσφατες τάσεις, τις βέλτιστες πρακτικές και προσαρμόστε την τιμολόγησή σας σύμφωνα με την αγορά (φυσικά μη διστάσετε να χρεώσετε παραπάνω εάν είστε σαφώς ανώτεροι του ανταγωνισμού και οι πελάτες το γνωρίζουν).
Α! Οι πελάτες σας πρέπει να είναι επίσης ανταγωνιστικοί. Επομένως, παρακολουθήστε στενά τις εξελίξεις στον κλάδο τους, ποιες λύσεις έχουν επιλέξει οι σημαντικότεροι ανταγωνιστές τους και πώς μπορείτε να «χτίσετε» κάτι καλύτερο που θα τους διαφοροποιήσει (και εσάς επίσης).
3. Περιγράψτε, συμπληρώστε, βελτιώστε και επαναλάβετε
Αυτά είναι τα βασικά βήματα για όλα τα είδη συγγραφής, επιχειρηματικού ή δημιουργικού περιεχομένου. Είτε γράφετε το επόμενο μυθιστόρημά σας ή την πρώτη οικονομική πρόταση της επιχείρησής σας, τα βήματα αυτά θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε και να συνεχίσετε.
Ξεκινήστε με το περίγραμμα – τις επικεφαλίδες των διαφόρων τμημάτων και τη λίστα με τα σημεία που χρήζουν προσοχής.
Αν έχετε ήδη κάποια πληροφορία ή γνώση που να σχετίζεται με κάποιο συγκεκριμένο τμήμα, π.χ. μια λίστα των απαιτήσεων του πελάτη ή μια ανάλυση του χρόνου ανάπτυξης, καλό θα ήταν να την συμπεριλάβετε όσο πιο απλά και με όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια γίνεται. Ο στόχος σας σε αυτό το βήμα είναι να δημιουργήσετε τη βασική δομή της πρότασης.
Αν και δεν υπάρχουν σαφείς κανόνες σχετικά με το τι πρέπει να περιλαμβάνει μια επιχειρηματική πρόταση, ένα καλό σημείο εκκίνησης θα είναι:
- Εισαγωγικό τμήμα Περιγράψτε το λόγο για τον οποίο συντάχθηκε η πρόταση και δώστε μια γενική επισκόπηση του έργου.
- Περιγραφή έργου. Περιγράψτε το έργο λεπτομερώς. Δώστε την πλήρη λίστα των προδιαγραφών και απαιτήσεων του έργου.
- Εξηγήστε τη λύση σας. Περιγράψτε τι προτείνετε να κατασκευάσετε ή τις υπηρεσίες σας, και με ποιο τρόπο αυτά ικανοποιούν τις απαιτήσεις του πελάτη σας. Αναλύστε τη μεθοδολογία που θα ακολουθήσετε, τι σας κάνει καλύτερο από το μέσο ανταγωνιστή σας, και πώς η προσέγγισή σας συνάδει με τις βέλτιστες πρακτικές του κλάδου σας.
- Κόστη. Δώστε μια λεπτομερή ανάλυση όλων των δαπανών που συνδέονται με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παράδοση και την υποστήριξη των προϊόντων ή των υπηρεσιών που περιλαμβάνονται την προσφορά.
- Χρονοδιάγραμμα. Προτείνετε ένα πρόγραμμα για την ανάπτυξη και την τελική παράδοση του έργου, με συγκεκριμένα πακέτα εργασίας και τις αντίστοιχες προθεσμίες.
Στο επόμενο βήμα, συμπληρώστε το περίγραμμά σας με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Τονίστε τα διάφορα σκέλη και επεκταθείτε σε τυχόν “κουκκίδες” που σημειώσατε κατά τη διάρκεια του σταδίου περιγραφής του έργου.
Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να τελειοποιήσετε ό,τι έχετε γράψει. Ελέγξτε για λάθη και ζητήστε από κάποιον συνεργάτη σας να το ελέγξει και να σας δώσει μια δεύτερη γνώμη. Αντικαταστήστε περίπλοκες ή τεχνικές εκφράσεις με απλούστερες που καθιστούν σαφέστερο το νόημα. Ελέγξτε προσεκτικά οποιουσδήποτε αριθμούς και τα αποτελέσματα των υπολογισμών που έχουν συμπεριληφθεί.
Επαναλάβετε κάνοντας συμπληρώσεις και βελτιώσεις στο κάθε σκέλος, έως ότου η πρόταση είναι έτοιμη.
4. Δώστε εναλλακτικές λύσεις
Όταν γράφετε μια επαγγελματική πρόταση για ένα έργο είναι εύκολο να σκέφτεστε μια ενιαία λύση, με ένα πεδίο εφαρμογής και ένα χρονοδιάγραμμα. Είναι επίσης και λάθος.
Τι θα συμβεί αν ο δυνητικός πελάτης βρίσκει τη ζητούμενη τιμή σας πάρα πολύ υψηλή; Ή πάρα πολύ χαμηλή – δεδομένου ότι μπορεί επίσης να αποτελεί ένδειξη ότι δεν είστε “αρκετά καλός” γι ‘αυτούς; Ή τι θα γινόταν αν θεωρήσουν πως το έργο, όπως το περιγράφετε, είναι πιο σύνθετο από αυτό που πραγματικά χρειάζονται;
Ακόμη και αν ο ίδιος ο πελάτης περιέγραψε την επιθυμία ενός μεγάλου έργου που θα περιλαμβάνει τα πάντα, υπάρχει ενδεχόμενο να εκλάβει την οικονομική σας προσφορά αρνητικά, διότι συνήθως δεν έχουν υπόψιν τους πόσο κοστοβόρο μπορεί να είναι ένα project που είναι απαιτητικό από άποψη χρόνου και κόστους υλικών/υπηρεσιών. Για να μειώσετε τον κίνδυνο να ζητήσουν από κάποιον άλλο για μια οικονομικότερη προσφορά, μπορείτε να τους προσφέρετε πολλαπλές επιλογές στην πρότασή σας εξ’αρχής.
Δεν χρειάζεται να κάνετε κάθε πτυχή προσαρμόσιμη, αλλά να τους δώσουμε τουλάχιστον 3 επιλογές, οι οποίες θα κυμαίνονται από κάτι απλούστερο και φθηνότερο μέχρι μια high-end λύση με όλα τα παρελκόμενα.
Ακόμα κι αν δε διαλέξουν μία από τις προκαθορισμένες επιλογές, θα καταλάβουν ότι είστε ευέλικτοι και έτσι θα αισθανθούν πιο άνετα να σας ζητήσουν ειδικές προσαρμογές.
5. Προσαρμόστε την επιχειρηματική σας πρόταση στον κλάδο σας
Ενώ τα παραπάνω ισχύουν για όλα σχεδόν τα είδη επιχειρηματικών προτάσεων, θα πρέπει επίσης να εναρμονίσετε τις προτάσεις σας με τα πρότυπα και τους κανόνες της βιομηχανίας σας.
Μια επιχειρηματική πρόταση marketing για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να περιλαμβάνει δημογραφική ανάλυση, τα στατιστικά στοιχεία SEO, το κόστος διαφήμισης, μια στρατηγική μέσων ενημέρωσης και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με το marketing. Ενώ, στην περίπτωση της επαγγελματικής πρότασης για το σχεδιασμό ιστοσελίδων θα πρέπει να παρουσιάσετε τις πρόσφατες τάσεις σχεδιασμού, να συμπεριλάβετε μακέτες για διαφορετικά layouts, επιλογές γραμματοσειράς και χρωματικούς συνδυασμούς κλπ.
Συμπέρασμα
Αυτοί οι 5 απλοί κανόνες μπορούν να σας φτάσουν αρκετά μακριά, αλλά στην πραγματικότητα είναι η πρακτική που θα κάνει τις οικονομικές σας προτάσεις να ξεχωρίσουν. Γι αυτό, ξεκινήστε να γράφετε άμεσα – ακόμη και για τους πελάτες με τους οποίους έχετε ήδη συνεργασία και δε χρειάζεται να «πείσετε». Εκτός από εμπειρία, θα κάνετε την όλη διαδικασία πιο επαγγελματική, κάτι το οποίο είναι από μόνο του μια καλή εξέλιξη.
