Πριν συζητήσουμε την έννοια της διαχείρισης χρόνου (Time Management) και ποιες τεχνικές είναι οι πιο αποτελεσματικές, ας μιλήσουμε πρώτα λίγο για το χρόνο σε πιο γενικό επίπεδο.
Ο χρόνος έχει μια αρκετά σχετική έννοια. Το καλύτερο παράδειγμα αποτελούν οι διαφορετικές ζώνες ώρας που υπάρχουν παγκοσμίως. Πριν αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε τα ρολόγια, οι άνθρωποι κανόνιζαν τις συναντήσεις τους σε σχέση με άλλες ενέργειες που έκαναν σταθερά πριν ή μετά την συνάντηση, για να μπορέσουν να ορίσουν μια χρονική στιγμή.
Όταν αποκτήσαμε την ικανότητα να «μετρήσουμε» το χρόνο, έγινε τόσο αναπόσπαστο κομμάτι της ζωής μας που οποιαδήποτε κακή διαχείριση, έχει πραγματικές συνέπειες.
Με απλά λόγια, το να αφιερώνετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας δουλεύοντας μπορεί να διαλύσει την προσωπική σας ζωή, και το αντίστροφο.
Η πολυσυζητημένη ισορροπία προσωπικής – επαγγελματικής ζωής αναφέρεται ακριβώς στην ικανότητα του ανθρώπου να μοιράσει το χρόνο του αποτελεσματικά Είναι πλέον τόσο σημαντικό για τη ζωή όλων μας, που έχουν γραφτεί αναρίθμητα βιβλία για το πώς να τα καταφέρουμε.
Τι είναι η διαχείριση χρόνου και γιατί είναι σημαντική;
Η διαχείριση χρόνου είναι ένα πραγματικά σημαντικό θέμα για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους freelancers. Δε μπορούμε να παρέμβουμε στο χρόνο και τις περισσότερες μέρες φαίνεται πως δεν έχουμε αρκετό. Πώς είναι δυνατόν να εκμεταλλευτούμε σωστά το χρόνο μας ώστε να έχουμε αρκετό για ό,τι είναι πραγματικά σημαντικό;
Εδώ είναι που επεμβαίνει η διαχείριση χρόνου. Ουσιαστικά είναι όλες οι ενέργειες που κάνει κάποιος για να βελτιώσει την απόδοσή του, να τελειώνει τις εργασίες του στο χρόνο τους και να κερδίζει επιπλέον ελεύθερο χρόνο για να τον αφιερώσει όπου επιθυμεί.
Σε καθαρά επαγγελματικό επίπεδο, η διαχείριση χρόνου είναι μια μορφή στρατηγικής που επιτρέπει τόσο σε freelancers όσο και εργαζόμενους να διαχειριστούν την αποδοτικότητά της δουλειάς τους, διατηρώντας μία όσο γίνεται σταθερή ροή εργασιών.
Επιπλέον, είναι κρίσιμο για όσους χρεώνουν τις υπηρεσίες που προσφέρουν ανά ώρα, γιατί χρειάζονται στενό έλεγχο του χρόνου που αφιερώνουν ανά εργασία ώστε να αυξήσουν την κερδοφορία τους. «Ο χρόνος είναι χρήμα». Αυτή η διαχρονική παροιμία χρησιμοποιείται ακόμα συχνά και υπάρχει αλήθεια σε αυτή. Το να μπορείτε να διαχειριστείτε καλά το χρόνο σας, οδηγεί αναπόφευκτα σε μεγαλύτερα κέρδη.
Σε αυτό το άρθρο συγκεντρώσαμε για εσάς τις πιο αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου και τα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να την πετύχετε.
Οι 10 πιο αποτελεσματικές συμβουλές διαχείρισης χρόνου στη δουλειά
1. Οργανώστε το χώρο σας
Το γραφείο είναι το βασίλειο σας. Για να μπορέσετε να καθιερώσετε τις παρακάτω προτεινόμενες συνήθειες, πρέπει να οργανώσετε το χώρο σας πρώτα. Αν, για παράδειγμα, ο εξοπλισμός σας είναι παλιός, ανανεώστε τον!
Επιπλέον, το να έχετε ένα καλό σύστημα κατηγοριοποίησης εγγράφων, συναντήσεων κι επαναλαμβανόμενων ενεργειών, θα σας γλιτώσει από τα «μικροπράγματα» που αποτελούν τον εχθρό της αποτελεσματικότητας.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε το ημερολόγιο και το πρόγραμμά σας.
2. Κατηγοριοποιήστε τις εργασίες σας
Ένα «βαρύ» πρόγραμμα μπορεί να μεταμορφωθεί σε μία λερναία ύδρα καθηκόντων αν αυτά δεν είναι προγραμματισμένα σωστά. Ο καλύτερος τρόπος είναι να τα χωρίσετε σε κατηγορίες βάσει προτεραιότητας όπως: επείγοντα, deadlines, για την επόμενη εβδομάδα.
Θα σας χρησιμεύσει πολύ αν συνεχώς νιώθετε ότι δεν έχετε χρόνο και πρέπει να ολοκληρώσετε σημαντικά projects που δεν γίνεται να περιμένουν εσάς να λύσετε μικρότερα θέματα.
Αυτός ο διαχωρισμός θα βοηθήσει κι εσάς να έχετε μια πιο υγιή – ψυχολογικά τουλάχιστον – καθημερινότητα.
3. Οργανωθείτε σε επίπεδο εβδομάδας με τα πιο επείγοντα στην αρχή
Ξεκινήστε τη βδομάδα σας χτίζοντας μία λίστα με όσα έχετε να κάνετε και για να δείτε τις συνήθεις εργασίες σας αλλά και όσες είναι επείγουσες, πρόσκαιρες ή έκτακτες.
Ανάλογα με την προτεραιότητα που έχει το κάθε τι, μπορείτε να οργανώσετε όλη σας την εβδομάδα, να ορίσετε deadlines και να ολοκληρώσετε εντός των ορισμένων χρόνων.
4. Ξεκινήστε με τα πιο χρονοβόρα
Μία από τις καλύτερες συμβουλές για τον εργασιακό σας χρόνο, είναι να ξεκινάτε με τα πιο χρονοβόρα και δύσκολα στην αρχή.
Το ξέρουμε ότι πάμε ενάντια στην ενστικτώδη αντίδραση σας για αυτές τις εργασίες, αλλά αν το καλοσκεφθείτε, θα ξεμπερδέψετε νωρίτερα και μετά θα χαλαρώσετε.
Είναι υποκειμενική αντίληψη ίσως, αλλά η πλειοψηφία νιώθει αποκαρδιωμένη ότι κι αν κάνει, γνωρίζοντας ότι περιμένει ένα ακόμα πιο δύσκολο έργο. Είναι κι ένας καλό τρόπος να αποφύγετε την αναβλητικότητα οπότε…
5. Αν το 4 είναι δύσκολο ξεκινήστε με κάτι που θα πάρει 5 με 15 λεπτά για να μπείτε σε ρυθμό
Η αναβλητικότητα αποτελεί ένα ακόμα συχνό φαινόμενο. Το να έχετε πολλά να κάνετε, μπορεί να σας κάνει να θέλετε να τα αναβάλλετε μερικές φορές.
Το αποτέλεσμα είναι να μαζεύονται σε στενότερα χρονικά πλαίσια όσα πρέπει να γίνουν και να έχετε αίσθηση απογοήτευσης ή και αποτυχίας, που αφήνει κι εσάς και τους πελάτες σας δυσαρεστημένους. Συνεχίζοντας το επιχείρημα των σύντομων σε διάρκεια εργασιών, έχουμε άλλη μία χρήσιμη συμβουλή για εσάς.
“Σπάστε” τη δουλειά σας σε μικρότερα, καλύτερα διαχειρίσιμα tasks.
Αυτό θα σας βοηθήσει να είστε πιο συγκεντρωμένοι, χωρίς το άγχος ότι θα χάσετε τις προθεσμίες σας.
6. Καταγράψτε και οργανώστε το χρόνο σας – Time Tracking
Πάντα είναι χρήσιμο να ξέρετε πόσο ακριβώς χρόνο αφιερώσατε στα καθήκοντα σας. Μπορείτε να χρεώσετε μέχρι και το τελευταίο δευτερόλεπτο αλλά και να ξέρετε πόσο χρόνο χρειάζεται το καθετί για ακόμα καλύτερη μελλοντική οργάνωση.
Υπάρχουν δύο ξεκάθαρα οφέλη:
- μπορείτε να ορίσετε καλύτερη χρέωση ανά ώρα.
- μπορείτε να δώσετε υποσχέσεις στους πελάτες σας που ξέρετε ότι μπορείτε να κρατήσετε.
Μπορεί να σκέφτεστε ότι αυτό απλά θα προσθέσει φόρτο εργασίας, αλλά υπάρχουν πλέον εφαρμογές που καταγράφουν το χρόνο σας, μέχρι και το χρόνο ολόκληρων ομάδων σε projects. (Time tracking Apps)
Επίσης, αργότερα μετατρέπουν το χρόνο σε τιμολόγια, όπως το Elorus, βελτιώνοντας κι επιταχύνοντας με αυτό τον τρόπο τις διαδικασίες χρέωσης και πληρωμής.
7. Αυτοματοποιήστε τον τρόπο που δουλεύετε
Και καθώς συζητάμε για αποτελεσματική ροή εργασιών, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις επαναλαμβανόμενες ενέργειες, όπως e-mail και τιμολόγηση ή χρέωση. Αυτή η οργάνωση χρόνου αλλά και της επιχείρησής σας, είναι ζωτικής σημασίας για την απόδοσή σας.
Και εδώ είναι που η cloud τιμολόγηση μπορεί να απογειώσει την επιχείρησή σας, πέρα από τα υπόλοιπα οφέλη που προσφέρει. Το Elorus μπορεί να τα αναλάβει όλα αυτά, με μερικά μόνο «κλικ».
Απλά ορίστε τους κανόνες επαναλαμβανόμενων ενεργειών και αφήστε την εφαρμογή να κάνει τα μαγικά της!
8. Περισπασμοί
Μία καλή τεχνική είναι να συμφωνήσετε με τον εαυτό σας να μην επιτρέψετε ασήμαντους περισπασμούς να σας παρασύρουν.
Μια μικρή στιγμή αφηρημάδας μπορεί να καταναλώσει τελικά πολύτιμο χρόνο, γι’ αυτό αποκλείστε τις εξ’ αρχής.
Δημιουργήστε ένα παράθυρο χρόνου, ας πούμε κάθε μία ώρα όπου θα επιτρέπετε στον εαυτό σας να ελέγξετε το κινητό ή τα email σας.
9. Κάντε διαλείμματα κάθε 90 λεπτά
Είναι φυσικά αδύνατον να συγκεντρωθείτε για 8 συνεχόμενες ώρες ή και παραπάνω στο ίδιο θέμα, πόσο μάλλον να είστε και παραγωγικοί.
Για να αναζωογονήσετε το μυαλό σας και να ενισχύσετε την συγκέντρωσή σας, κάντε συχνά διαλείμματα. Σηκωθείτε από την καρέκλα, κοιτάξτε έξω από το παράθυρο για να ξεκουράσετε τα μάτια σας.
Μπορείτε επίσης να περπατήσετε λίγο σε ένα διπλανό γραφείο ή μέχρι την κουζίνα.
10. Κάντε μια επισκόπηση της διαχείρισης χρόνου σας
Αφιερώστε 5 λεπτά την μέρα – τουλάχιστον στην αρχή – για να αξιολογήσετε την απόδοσή σας και πώς τα πήγατε με τους στόχους σας.
Η εφαρμογή Time Tracking σας μπορεί να δώσει καθαρή εικόνα για τις πιο παραγωγικές σας ώρες μέσα στη μέρα καθώς και τη συνολική πορεία σας.
Επιπλέον το να βλέπετε τις λιγότερο παραγωγικές στιγμές σας θα σας βοηθήσει να καταλάβετε τι σας εμπόδισε, για να είστε καλύτερα προετοιμασμένοι την επόμενη φορά.
