Οι κρίσεις εμφανίζονται χωρίς προειδοποίηση, απειλώντας ακόμη και τις πιο προετοιμασμένες επιχειρήσεις. Από την οικονομική ύφεση μέχρι τις διαταραχές στην εφοδιαστική αλυσίδα ή τα απρόβλεπτα λειτουργικά προβλήματα, η ικανότητα να δράσεις αποτελεσματικά είναι κι αυτή που θα καθορίσει την εξέλιξη της επιχείρησης.
Σκοπός του άρθρου είναι να αναδείξει τα στάδια της κρίσης, καθώς και πώς μπορούν πρακτικά οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να διαχειριστούν και να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά εσωτερικούς και εξωτερικούς κινδύνους.
Πρώτο στάδιο της κρίσης
Πρόβλεψη πιθανών κινδύνων
Το πρώτο στάδιο της κρίσης, η πρόβλεψη των πιθανών κινδύνων, είναι και το πιο σημαντικό επίπεδο για την επιτυχή διαχείριση και τον περιορισμό των επιπτώσεων μιας κρίσης στην επιχείρηση. Είτε ως ιδιοκτήτης είτε ως manager πρέπει να προσεγγίσεις με συστηματικό τρόπο την πρόβλεψη αυτών των κινδύνων, εστιάζοντας στους τρεις κύριους άξονες:
- οικονομικούς
- λειτουργικούς
- κινδύνους της εφοδιαστικής αλυσίδας
Εργαλεία όπως το Elorus, σου επιτρέπουν να συγκεντρώνεις και να παρακολουθείς τα οικονομικά της επιχείρησής σου με ευκολία, για να είσαι πάντα ενήμερος. Η πλατφόρμα προσφέρει αναλυτικές αναφορές και λεπτομερή dashboards, προκειμένου να έχεις πλήρη εποπτεία των πωλήσεων, των εσόδων/εξόδων, των υπολοίπων των πελατών, και της ρευστότητας της επιχείρησης.
Συνδυαστικά, αξιοποίησε την ανάλυση SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats - Δυνατά σημεία, Αδυναμίες, Ευκαιρίες, Απειλές) που προσφέρει πρακτικές λύσεις.
Ανάλυση SWOT
Επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εντοπίσουν τις εσωτερικές αδυναμίες της επιχείρησης, όπως την έλλειψη επαρκούς ρευστότητας ή τις περιορισμένες δυνατότητες παραγωγής, που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε μια κρίση.
Παράλληλα, εξετάζει τις εξωτερικές απειλές, όπως οι αλλαγές στη νομοθεσία ή οι ανακατατάξεις στην αγορά ώστε να προετοιμαστεί έγκαιρα.
Δημιουργία σχεδίου έκτακτης ανάγκης
Εξίσου σημαντική είναι η δημιουργία μιας ομάδας διαχείρισης κινδύνων που θα ακολουθεί ένα οργανωμένο σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Αυτό περιλαμβάνει τη σύνταξη σαφών, πρακτικών βημάτων για την αντιμετώπιση οικονομικών, επιχειρησιακών και τεχνολογικών προκλήσεων κατά τη διάρκεια μιας κρίσης. Επιπλέον, καθορίζει σαφείς γραμμές επικοινωνίας τόσο εσωτερικά μεταξύ των μελών της ομάδας όσο και εξωτερικά με πελάτες, προμηθευτές και άλλους ενδιαφερόμενους.
Για ακόμη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυτοματοποιήσουν ορισμένες απαντήσεις χρησιμοποιώντας chatbots ή αυτόματα emails για να διαχειριστούν συχνές ερωτήσεις, μειώνοντας την πίεση στην ομάδα εξυπηρέτησης πελατών κατά τη διάρκεια της κρίσης.
Επαρκές αποθεματικό
Ως μικρή επιχείρηση πρέπει να δώσεις προτεραιότητα στη δημιουργία αποθεματικού, αποταμιεύοντας ένα ποσοστό των μηνιαίων εσόδων σου, ώστε να το χρησιμοποιήσεις σε περιόδους οικονομικής δυσκολίας.
Διάβασε ακόμη:
Το στάδιο της κρίσης
Κατά τη διάρκεια της κρίσης και αφού πρώτα αξιολογηθεί το μέγεθός της, εφαρμόζονται τα μέτρα που έχουν ήδη σχεδιαστεί, προκειμένου να:
- περιοριστούν οι επιπτώσεις
- να σταθεροποιηθούν οι λειτουργίες της επιχείρησης
Αυτό απαιτεί μια καλά συντονισμένη προσέγγιση, που περιλαμβάνει όχι μόνο τους βασικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων αλλά και τα μέλη της ομάδας που έχουν αναλάβει την εκτέλεση του σχεδίου έκτακτης ανάγκης.
Σε επίπεδο επικοινωνίας, αξιοποιούνται συγκεκριμένα εργαλεία επικοινωνίας, όπως το Slack - μέσω συγκεκριμένων καναλιών, τα οποία έχουν δημιουργηθεί από πριν ακριβώς για μια τέτοια συνθήκη. Για ευκολότερο και ταχύτερο συντονισμό αποστέλλονται «έτοιμα» μηνύματα, τα οποία κι αυτά έχουν δημιουργηθεί στο προηγούμενο στάδιο. Για παράδειγμα, αποστέλλεται εσωτερικό μήνυμα μέσω Slack σε κάθε τμήμα της επιχείρησης, το οποίο περιλαμβάνει μια λίστα άμεσων ενεργειών. Με τον ίδιο τρόπο αποστέλλονται μηνύματα στους πελάτες, στους προμηθευτές και στους εξωτερικούς συνεργάτες.
Έτσι, όχι μόνο μειώνεται ο χρόνος για τη σύνταξη απαντήσεων, αλλά η επιχείρηση εστιάζει όλες τις δυνάμεις της στις προσπάθειες μετριασμού της κρίσης.
Το στάδιο μετά την κρίση
Στο στάδιο μετά την κρίση (αποκατάσταση), η προσοχή στρέφεται στην επαναφορά των λειτουργιών της επιχείρησης και την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας στην κρίση. Γίνεται λοιπόν μια προσεκτική αξιολόγηση για το τι λειτούργησε, τι όχι και πώς μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες για μελλοντικές κρίσεις.
Για αυτό η συνεχής αξιολόγηση πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα, με τακτικές ανασκοπήσεις των πρωτοκόλλων διαχείρισης κρίσεων. Αυτές οι ανασκοπήσεις βοηθούν στον εντοπισμό των στοιχείων που λειτούργησαν και εκείνων που χρειάζονται βελτίωση.
Συμπέρασμα
Επειδή κανείς δεν μπορεί να προβλέψει το μέλλον με απόλυτη βεβαιότητα, η προετοιμασία, η αξιοποίηση της τεχνολογίας και η καλλιέργεια μιας κουλτούρας προσαρμοστικότητας μπορούν να μειώσουν σημαντικά τον αντίκτυπο των απρόβλεπτων γεγονότων. Γι΄αυτό μια ολοκληρωμένη προσέγγιση στη διαχείριση κρίσεων, από τον έγκαιρο εντοπισμό κινδύνων μέχρι τον σχεδιασμό αποτελεσματικών στρατηγικών ανταπόκρισης, είναι απαραίτητα για την προστασία της επιχείρησής σου.