Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αποτελεί βασικό βήμα για τον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων, με τις αρχές να την έχουν τοποθετήσει στο επίκεντρο των φορολογικών μεταρρυθμίσεών τους. Σε αυτό το πλαίσιο, πολλοί είναι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που έχουν απορίες σχετικά με το τι περιλαμβάνει η ηλεκτρονική τιμολόγηση, αν είναι υποχρεωτική για την επιχείρησή τους, πώς γίνεται η έναρξη της διαδικασίας, ποιο είναι το κόστος κ.ά.
Σε αυτό το άρθρο συγκεντρώσαμε τις πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση, και δίνουμε απαντήσεις ώστε να αποκτήσεις μια ολοκληρωμένη εικόνα για το πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση, για ποιες συναλλαγές είναι υποχρεωτική, και πώς επωφελείται πρακτικά κάθε επιχείρηση από την εφαρμογή της.
1. Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η διαδικασία έκδοσης και αποστολής των τιμολογίων σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη επεξεργασία των δεδομένων από τις εμπλεκόμενες επιχειρήσεις.
Ηλεκτρονικό τιμολόγιο θεωρείται οποιοδήποτε τιμολόγιο περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον νόμο, και το οποίο έχει εκδοθεί και ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή.
Στην Ελλάδα ως ηλεκτρονικά λογίζονται και τα ψηφιακά τιμολόγια (π.χ. αρχεία PDF). Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να εξασφαλίζεται η αυθεντικότητα του τιμολογίου και η ακεραιότητα του περιεχομένου, με τους παρακάτω ενδεικτικούς τρόπους, που ορίζονται από την ελληνική νομοθεσία:
- Χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής
- Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI)
- Χρήση των φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών
- Μέσω Υπηρεσιών Παρόχου για την Ηλεκτρονική Έκδοση Στοιχείων (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.)
2. Είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι υποχρεωτική για συναλλαγές προς το Δημόσιο (παραστατικά Β2G). Στο προσεχές διάστημα και μέχρι το τέλος του 2026, η υποχρεωτικότητα επεκτείνεται και στις επιχειρήσεις χονδρικής (παραστατικά B2B). Η υποχρεωτικότητα σημαίνει ότι όσες επιχειρήσεις διενεργούν συναλλαγές Β2G ή/και B2B οφείλουν να εκδίδουν τα παραστατικά τους αποκλειστικά μέσω πιστοποιημένου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Η Elorus είναι πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και δίνει τη δυνατότητα σε κάθε είδους επιχείρηση να εκδίδει ηλεκτρονικά τιμολόγια, σύμφωνα με τις νομοθετικές διατάξεις.
3. Τι ακριβώς είναι ο πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης:
- Αυθεντικοποιεί & υπογράφει ψηφιακά τα τιμολόγια και τις αποδείξεις που εκδίδει η επιχείρηση,
- Τα αποστέλλει ηλεκτρονικά στους πελάτες, και
- Τα διαβιβάζει αυτόματα στο myDATA, εξασφαλίζοντας τη φορολογική συμμόρφωση των επιχειρήσεων.
Τα λογισμικά παρόχων ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα πρέπει να λάβουν σχετική πιστοποίηση από την ΑΑΔΕ.
4. Πώς σχετίζεται το myDATA με την ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η πλατφόρμα myDATA (my Digital Accounting & Tax Application) παρακολουθεί το σύνολο των συναλλαγών εσόδων/εξόδων των επιχειρήσεων, καθώς και το φορολογικό αποτέλεσμα, όπως προκύπτει από τα δεδομένα των ηλεκτρονικών βιβλίων. Όλες οι επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως του είδους συναλλαγής, υποχρεούνται να διαβιβάζουν τα παραστατικά τους στο myDATA σε πραγματικό χρόνο.
Μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τα τιμολόγια και οι αποδείξεις της επιχείρησης στέλνονται στο myDATA, εκπληρώνοντας τη φορολογική υποχρέωση των επιχειρήσεων.
Η Elorus διασυνδέεται με την πλατφόρμα myDATA, διαβιβάζει αυτόματα τα παραστατικά κατά την έκδοσή τους, και ενημερώνει με σχετική ειδοποίηση για την επιτυχή υποβολή τους ή την αποτυχία διαβίβασης επισημαίνοντας το σχετικό σφάλμα. Με τη διαβίβασή τους τα παραστατικά λαμβάνουν MAPK και UID από την υπηρεσία των ηλεκτρονικών βιβλίων.
5. Μπορώ να χρησιμοποιώ παράλληλα πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης για συναλλαγές Β2Β και Β2G και ταμειακή μηχανή για τη λιανική;
Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν ταυτόχρονα:
- Ταμειακή μηχανή (ΦΗΜ) για τις συναλλαγές λιανικής πώλησης, και
- Πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις συναλλαγές χονδρικής ή/και για την έκδοση παραστατικών προς δημόσιους φορείς (παραστατικά B2G).
Ωστόσο, η χρήση παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να αντικαταστήσει την ταμειακή μηχανή, αφού δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να εκδίδουν και αποδείξεις λιανικής. Έτσι, μπορούν να χρησιμοποιούν ένα ενιαίο σύστημα, χωρίς πρόσθετο εξοπλισμό.
6. Τι απαιτείται από τον πελάτη μου για να λάβει ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο που εκδίδεται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης και σε πόσο καιρό το λαμβάνει;
Ο εκάστοτε πελάτης χρειάζεται να διαθέτει μόνο μια έγκυρη διεύθυνση email στην οποία στέλνεται το παραστατικό, από όπου μπορεί να το δει και να το κατεβάσει. Μετά την έκδοσή του, το παραστατικό αποστέλλεται άμεσα, συνήθως εντός λίγων δευτερολέπτων.
7. Πώς μπορώ να ενεργοποιήσω πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και πόσος καιρός χρειάζεται μέχρι να εκδώσω το πρώτο παραστατικό;
Σύμφωνα με τη νομοθεσία, για την ενεργοποίηση Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα πρέπει να υπογραφεί σύμβαση μεταξύ της επιχείρησης και του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Το χρονικό διάστημα επεξεργασίας του αιτήματος ενεργοποίησης ποικίλλει ανάλογα με τον εκάστοτε πάροχο. Στην Elorus, η ενεργοποίηση της υπηρεσίας του παρόχου Elorus Fuse ολοκληρώνεται σε μία εργάσιμη ημέρα, δίνοντας τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να εκδώσουν άμεσα το πρώτο τους παραστατικό.
8. Πόσο κοστίζει η υπηρεσία παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Το κόστος εξαρτάται από την πλατφόρμα που θα επιλέξει κάθε επιχείρηση και τις δυνατότητες που της προσφέρει. Η ΑΑΔΕ παρέχει δωρεάν την υπηρεσία Timologio με βασικές λειτουργίες τιμολόγησης και διαβίβασης στο myDATA, στο οποίο κάθε επιχείρηση συνδέεται online μέσα από τη σελίδα της ΑΑΔΕ.
Παράλληλα, υπάρχουν πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης που έχουν πιστοποιηθεί από την ΑΑΔΕ, μέσω των οποίων οι επιχειρήσεις μπορούν να εκδίδουν τα παραστατικά τους σε πραγματικό χρόνο, με το κόστος να διαφέρει ανάλογα με τον πάροχο.
Η Elorus παρέχει την υπηρεσία παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης Elorus Fuse στην χαμηλότερη τιμή της αγοράς, με κόστος 72€/χρόνο για απεριόριστα τιμολόγια και αποδείξεις λιανικής.
9. Πρέπει να αποθηκεύω τα παραστατικά που εκδίδω μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Σύμφωνα με το άρθρο 7 του Ν.4308/2014 και το άρθρου 13 του Ν.5104/2024, ο πάροχος έχει υποχρέωση να διαφυλάσσει ηλεκτρονικά τα δεδομένα των παραστατικών για λογαριασμό της επιχείρησης με την οποία έχει συνάψει σύμβαση, καθώς και τα αντίστοιχα δεδομένα αυθεντικοποίησης και τεκμηρίωσης. Επιπλέον, πρέπει να εξασφαλίζεται η πρόσβαση, η ακεραιότητα και η ευανάγνωστη μορφή των παραστατικών σε περίπτωση ελέγχου.
Το χρονικό διάστημα διαφύλαξης των δεδομένων από τον πάροχο σύμφωνα με τη νομοθεσία είναι τουλάχιστον 5 χρόνια, υποχρέωση που τηρεί και η Elorus, και η οποία αναγράφεται στη σύμβαση ενεργοποίησης της υπηρεσίας του παρόχου.
Όπως ορίζεται από τη σχετική νομοθεσία, σε αρκετές περιπτώσεις το χρονικό διάστημα διαφύλαξης των δεδομένων μπορεί να παραταθεί κατά έναν χρόνο, και να φτάσει έως και 10 χρόνια σε «εξαιρετικές» περιπτώσεις.
10. Πώς διασφαλίζεται η ασφάλεια δεδομένων που εκδίδονται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Η ασφάλεια δεδομένων που εκδίδονται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης διασφαλίζεται μέσω πιστοποιημένων διαδικασιών ταυτοποίησης, κρυπτογράφησης και ελέγχου πρόσβασης. Οι πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης, όπως η υπηρεσία Elorus Fuse, χρησιμοποιούν ασφαλή πρωτόκολλα μετάδοσης (SSL/TLS), και εφαρμόζουν το διεθνές πρότυπο ISO 27001, που ορίζει βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση και προστασία των πληροφοριών. Για την εξασφάλιση της αυθεντικότητας και της ακεραιότητας, κάθε τιμολόγιο φέρει μοναδικό αναγνωριστικό, χρονική σήμανση και ψηφιακή υπογραφή.
Αν έχεις περισσότερες απορίες, επικοινώνησε μαζί μας για να σε βοηθήσουμε σε κάθε βήμα της διαδικασίας για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Προσφέρουμε δωρεάν υποστήριξη μέσω τηλεφώνου & chat.
