Τα τιμολόγια μιας επιχείρησης δεν είναι απλώς έγγραφα που επιβεβαιώνουν την παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών. Είναι πηγή δεδομένων που προσφέρουν σημαντικές πληροφορίες για τη ρευστότητα, την αποτελεσματικότητα στις εισπράξεις και τη συνολική οικονομική σταθερότητα της επιχείρησης.
Σκοπός του άρθρου είναι να αναδείξει 5 βασικούς δείκτες απόδοσης KPIs που κάθε επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί στα τιμολόγιά της.
KPIs στα τιμολόγια: Τι είναι και γιατί πρέπει να τα παρακολουθείς
Τα KPIs που αφορούν στην τιμολόγηση είναι δείκτες που αποτυπώνουν την αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης στην είσπραξη και διαχείριση των χρημάτων της. Η παρακολούθησή τους βοηθά στον εντοπισμό καθυστερήσεων, προβλημάτων ρευστότητας και λειτουργικών αδυναμιών. Επίσης, οι επιχειρήσεις μπορούν να κατανοήσουν πόσα χρήματα παραμένουν δεσμευμένα σε ανεξόφλητα τιμολόγια και να βελτιώσουν έγκαιρα τις διαδικασίες εισπράξεων.
Οι πιο σημαντικοί δείκτες KPIs στα τιμολόγια
1. Μέσος Χρόνος Πληρωμής Τιμολογίων (DSO - Days Sales Outstanding)
Ο μέσος χρόνος πληρωμής των τιμολογίων, γνωστός και ως DSO, είναι ο δείκτης που αποτυπώνει πόσο χρόνο χρειάζονται κατά μέσο όρο οι πελάτες για να εξοφλήσουν τα τιμολόγιά τους. Όσο χαμηλότερο το DSO τόσο πιο γρήγορα γίνεται η πληρωμή. Αντίθετα, όσο υψηλότερος είναι ο DSO τόσο περισσότερο κεφάλαιο παραμένει «δεσμευμένο» σε ανεξόφλητα τιμολόγια.
Πώς υπολογίζεται:
DSO = (Απαιτήσεις ÷ Συνολικές πιστωτικές πωλήσεις) x Αριθμός Ημερών
Παράδειγμα υπολογισμού DSO
Ας πάρουμε το παράδειγμα ενός creative agency, που προσφέρει υπηρεσίες graphic design και social media management σε μικρές επιχειρήσεις. Η επιχείρηση τιμολογεί τους πελάτες της με 30 ημέρες πίστωση. Στο τέλος Μαρτίου, θέλει να υπολογίσει το DSO της για το πρώτο τρίμηνο του έτους (Ιανουάριος – Μάρτιος), ώστε να δει πόσο γρήγορα πληρώνονται τα τιμολόγιά της σε σχέση με τους συμφωνημένους όρους:
- Συνολικές πιστωτικές πωλήσεις (Ιανουάριος – Μάρτιος): 42.000 €
- Απαιτήσεις (ανοιχτά τιμολόγια): 21.000 €
- Αριθμός ημερών περιόδου: 90 ημέρες
Επομένως:
DSO = (21.000 € ÷ 42.000 €) × 90 = 0,5 × 90 = 45 ημέρες
Τι σημαίνει αυτό;
Η επιχείρηση χρειάζεται κατά μέσο όρο 45 ημέρες για να εισπράξει τις οφειλές της από τη στιγμή που εκδίδει τιμολόγιο. Δεδομένου ότι προσφέρει 30 ημέρες πίστωση, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει καθυστέρηση περίπου 15 ημερών στην εξόφληση.
Για να βελτιώσει το DSO της μπορεί να στέλνει αυτόματες υπενθυμίσεις λίγο πριν και αμέσως μετά τη λήξη της προθεσμίας εξόφλησης, να παρέχει κίνητρα για έγκαιρη πληρωμή ή ακόμη να ζητά προπληρωμές σε πελάτες που καθυστερούν συστηματικά.
2. Λειτουργικό κόστος ανά είσπραξη
Ο συγκεκριμένος δείκτης υπολογίζει το μέσο κόστος που απαιτείται προκειμένου να εισπράξει η επιχείρηση ένα τιμολόγιο. Το κόστος περιλαμβάνει όλες τις σχετικές δαπάνες από τη στιγμή της έκδοσης έως την τελική εξόφληση ενός τιμολογίου:
- Χρόνος προσωπικού που ασχολείται με την παρακολούθηση και επικοινωνία με πελάτες.
- Λογισμικά για την έκδοση και αποστολή των τιμολογίων, καθώς και για την παρακολούθηση πληρωμών.
Όταν μια επιχείρηση δεν χρησιμοποιεί λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και η διαδικασία έκδοσης και παρακολούθησης τιμολογίων γίνεται χειροκίνητα, αυξάνεται σημαντικά ο απαιτούμενος χρόνος ανά είσπραξη. Από τη δημιουργία του τιμολογίου μέχρι την αποστολή, την αρχειοθέτηση και την παρακολούθηση πληρωμών, αφιερώνονται πολύτιμες ώρες που θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν σε πιο στρατηγικές εργασίες. Αυτό το «αθέατο» κόστος, παρότι δεν εμφανίζεται άμεσα ως έξοδο, επιβαρύνει έμμεσα τη λειτουργικότητα και την κερδοφορία της επιχείρησης.
- Τραπεζικές προμήθειες (προμήθεια POS, προμήθεια ηλεκτρονικών πληρωμών - Stripe, Viva Wallet, PayPal κλπ.)
Πώς υπολογίζεται:
Λειτουργικό κόστος ανά είσπραξη = Συνολικό κόστος διαχείρισης εισπράξεων ÷ Αριθμός επιτυχημένων εισπράξεων
3. Πόσες φορές μέσα στο έτος εισπράττεις το σύνολο των απαιτήσεών σου
Ο Δείκτης Κυκλοφορίας Απαιτήσεων (ART – Accounts Receivable Turnover) μετράει πόσες φορές, μέσα σε ένα έτος, η επιχείρηση καταφέρνει να εισπράξει το σύνολο των απαιτήσεών της. Πρόκειται για έναν δείκτη που αποτυπώνει την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας είσπραξης, και δείχνει πόσο γρήγορα μετατρέπονται τα τιμολόγια σε χρήματα. Όσο υψηλότερος είναι ο δείκτης ART τόσο πιο συχνά η επιχείρηση ανακυκλώνει τις απαιτήσεις της και, άρα, διατηρεί υγιή ρευστότητα και μειωμένο πιστωτικό κίνδυνο.
Πώς υπολογίζεται:
ART = Πωλήσεις ÷ Μέσος όρος απαιτήσεων
Παράδειγμα εφαρμογής
Μια μικρομεσαία επιχείρηση, που προσφέρει υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού custom και τεχνικής υποστήριξης, εργάζεται με συμβόλαια ετήσιας ή εξαμηνιαίας διάρκειας, με πληρωμές ανά μήνα ή ανά έργο και τιμολόγηση με πίστωση 30 ημερών.
Κατά τη διάρκεια του 2024, η επιχείρηση κατέγραψε πιστωτικές πωλήσεις συνολικού ύψους 960.000€, ενώ οι μέσες απαιτήσεις της (δηλαδή τα τιμολόγια που εκκρεμούσαν κατά μέσο όρο) διαμορφώθηκαν στις 120.000€.
Επομένως:
ART = 960.000€ ÷ 120.000€ = 8
Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση κατάφερε να «γυρίσει» τις απαιτήσεις της 8 φορές μέσα στο έτος, κάτι που δείχνει ικανοποιητική αποτελεσματικότητα στις εισπράξεις και σχετική σταθερότητα στο cash flow.
4. Μέση αξία τιμολογίων
Η μέση αξία των τιμολογίων είναι ένας δείκτης που δείχνει το μέγεθος και το είδος των έργων ή υπηρεσιών που αναλαμβάνει μια επιχείρηση, καθώς και την αγοραστική δύναμη των πελατών της. Για μια μικρομεσαία επιχείρηση, η παρακολούθηση αυτού του δείκτη βοηθά στον εντοπισμό του είδους των συνεργασιών, εάν είναι δηλαδή μικρής κλίμακας με χαμηλή απόδοση ή εάν επικρατούν μεγαλύτερα projects που συμβάλλουν περισσότερο στην κερδοφορία. Αν η μέση αξία είναι πολύ χαμηλή, η επιχείρηση ίσως επιβαρύνεται με δυσανάλογο διαχειριστικό κόστος για πολλές μικρές συναλλαγές. Αντίθετα, μια ασταθής μέση αξία ενδέχεται να υποδεικνύει έλλειψη συνέπειας στη στοχοθέτηση ή στην εμπορική πολιτική.
Πώς υπολογίζεται:
Μέση αξία τιμολογίων = Συνολική τιμολογημένη αξία ÷ Αριθμός εκδοθέντων τιμολογίων
Παράδειγμα υπολογισμού μέσης αξίας των τιμολογίων
Ας πάρουμε το παράδειγμα μιας μικρομεσαίας επιχείρησης παροχής νομικών υπηρεσιών, οποία εκδίδει κατά μέσο όρο 50 τιμολόγια τον μήνα για παροχή συμβουλών και σύνταξη νομικών εγγράφων. Τον Μάρτιο, η συνολική τιμολογημένη αξία ήταν 25.000€.
Επομένως:
25.000€ ÷ 50 = 500€ / τιμολόγιο
Με βάση τα παραπάνω, συμπεραίνεται ότι πολλές από τις υποθέσεις που αναλαμβάνει η επιχείρηση είναι μικρής αξίας. Προκειμένου να ενισχύσει την κερδοφορία της, μπορεί να υιοθετήσει ελάχιστη χρέωση ανά υπηρεσία ή να προσθέσει πιο ολοκληρωμένα πακέτα, αυξάνοντας έτσι τη μέση αξία των τιμολογίων της.
Διάβασε ακόμη:
5. Ποσοστό εκπτώσεων και πιστωτικών σημειωμάτων
Ο δείκτης ποσοστού εκπτώσεων και πιστωτικών σημειωμάτων μετράει το μέρος των τιμολογημένων εσόδων μιας επιχείρησης που τελικά δεν εισπράττεται, λόγω εκπτώσεων ή επιστροφών που καταγράφονται ως πιστωτικά. Αποτυπώνει, δηλαδή, την πραγματική αξία των εσόδων και δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να επανεξετάσει την εμπορική της πολιτική, να καθορίσει ξεκάθαρα όρους εκπτώσεων, και να εντοπίσει πελάτες ή έργα που οδηγούν συστηματικά σε απώλειες εσόδων.
Πώς υπολογίζεται:
Ποσοστό εκπτώσεων και πιστωτικών = (Συνολική αξία εκπτώσεων & πιστωτικών ÷ Συνολική τιμολογημένη αξία) × 100
Παράδειγμα υπολογισμού ποσοστού εκπτώσεων και πιστωτικών σημειωμάτων
Μια επιχείρηση digital marketing εξέδωσε τιμολόγια συνολικής αξίας 60.000€ το τελευταίο τρίμηνο. Από αυτά, τα 9.000€ αφορούσαν εκπτώσεις που δόθηκαν σε πακέτα υπηρεσιών ή πιστωτικά σημειώματα λόγω επαναδιαπραγμάτευσης έργων.
Επομένως:
(9.000€ ÷ 60.000€) × 100 = 15%
Αυτό σημαίνει ότι το 15% των εσόδων της επιχείρησης «χάθηκε» μέσω εκπτώσεων ή διορθώσεων, κάτι που αν παραμείνει σταθερό ή αυξηθεί, θα χρειαστεί επανεξέταση, είτε με την καθιέρωση πολιτικής ελάχιστης χρέωσης είτε με αυστηρότερους όρους στους πελάτες που ζητούν συχνά πιστωτικά.
Πώς μπορεί το Elorus να βοηθήσει τις επιχειρήσεις
Η συστηματική παρακολούθηση των παραπάνω KPIs είναι κρίσιμη για κάθε επιχείρηση, αλλά μπορεί να αποδειχθεί χρονοβόρα και περίπλοκη αν δεν υποστηρίζεται από τα κατάλληλα εργαλεία. Το Elorus, ως ολοκληρωμένο λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης και οικονομικής διαχείρισης, απλοποιεί αυτή τη διαδικασία. Παρέχει συγκεντρωμένα δεδομένα για τιμολόγια, έξοδα και πληρωμές μέσα από ένα ενιαίο, φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον. Επιτρέπει την παρακολούθηση καθυστερημένων πληρωμών και την αποστολή αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων. Έτσι, η επιχείρηση αποκτά ουσιαστικό έλεγχο στα οικονομικά της, και μπορεί να στηρίζει τις αποφάσεις της σε πραγματικά δεδομένα.
Συμπέρασμα
Αν θέλεις να βελτιώσεις τον έλεγχο των οικονομικών σου και να ενισχύσεις τη ρευστότητά σου, η συστηματική παρακολούθηση των KPIs που σχετίζονται με τα τιμολόγια είναι απαραίτητη. Είναι αυτά τα δεδομένα που θα σου δείξουν τι λειτουργεί, τι χρειάζεται βελτίωση και πώς μπορείς να οργανώσεις πιο αποτελεσματικά τη στρατηγική σου.
