Για πολλούς μικρούς επιχειρηματίες η λέξη «πίστωση» είναι μια καθημερινή πρακτική, που διευκολύνει τους πελάτες, και κρατά τις συνεργασίες ζωντανές. Όμως, όταν δεν υπάρχει ξεκάθαρη πολιτική πίστωσης, η κατάσταση μπορεί να ξεφύγει. Καθυστερήσεις στις πληρωμές, προβλήματα ρευστότητας και κακές συνεργασίες είναι μόνο μερικά από τα αποτελέσματα.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς μπορείς να δημιουργήσεις μια ξεκάθαρη και λειτουργική πολιτική πίστωσης που προστατεύει την επιχείρησή σου, ενώ παράλληλα σέβεται τους πελάτες σου.
Τι είναι η πολιτική πίστωσης και γιατί είναι απαραίτητη
Η πολιτική πίστωσης είναι ένα σύνολο κανόνων που καθορίζουν τις συνθήκες και τους όρους πίστωσης στους πελάτες της, και ταυτόχρονα να προλαμβάνει προβλήματα, όπως οι πρόσθετες απαιτήσεις και οι καθυστερημένες πληρωμές.
Με μια καλά οργανωμένη πολιτική πίστωσης:
- Εξασφαλίζεις την ομαλή ροή των εσόδων,
- Προλαμβάνεις προβλήματα ρευστότητας,
- Ενισχύεις την επαγγελματική εικόνα και αξιοπιστία απέναντι στους πελάτες σου, δείχνοντας συνέπεια και υπευθυνότητα στη διαχείριση των οικονομικών της σχέσεων.
Πώς να ορίσεις τους βασικούς όρους της πολιτικής πίστωσης
Οι όροι είναι το θεμέλιο που θα σου επιτρέψει να προσφέρεις ευελιξία στους πελάτες σου χωρίς να διακινδυνεύεις την ταμειακή σου ροή. Ακολουθούν τα βασικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει κάθε οργανωμένη πολιτική πίστωσης:
Καθόρισε τη διάρκεια πληρωμής
Η διάρκεια της πίστωσης, δηλαδή το διάστημα που επιτρέπεται να μεσολαβεί ανάμεσα στην έκδοση του τιμολογίου και την πληρωμή του, είναι το πρώτο και πιο κρίσιμο στοιχείο.
Συνήθεις επιλογές περιλαμβάνουν 15, 30 ή 60 ημέρες (γνωστά και ως net 15, net 30, net 60). Η επιλογή πρέπει να βασίζεται στον τύπο του πελάτη, τη ρευστότητα της επιχείρησής σου και τη φύση της συναλλαγής.
Για παράδειγμα:
- Σε νέους ή άγνωστους πελάτες όρισε συντηρητική διάρκεια (π.χ. 15 ημέρες)
- Σε μακροχρόνιους συνεργάτες με ιστορικό συνέπειας, μπορείς να έχεις μεγαλύτερη ευελιξία (π.χ. 30–60 ημέρες)
Όρισε πιστωτικό όριο ανά πελάτη
Το πιστωτικό όριο είναι το μέγιστο ποσό που επιτρέπεται να οφείλει ένας πελάτης σε μια δεδομένη χρονική στιγμή. Αυτό λειτουργεί ως δίχτυ ασφαλείας για την επιχείρησή σου.
Ο υπολογισμός μπορεί να βασίζεται στο συνολικό ετήσιο κύκλο εργασιών με τον πελάτη, το ιστορικό πληρωμών ή τυχόν εξωτερική αξιολόγηση (π.χ. οικονομική κατάσταση του πελάτη).
Σε νέους πελάτες, ξεκίνα με χαμηλό πιστωτικό όριο και αύξησέ το σταδιακά, εφόσον είναι συνεπείς.
Μέσα από το Elorus, μπορείς να παρακολουθείς σε πραγματικό χρόνο πόσα τιμολόγια είναι ανοιχτά για κάθε πελάτη, ώστε να μη δίνεις παραπάνω πίστωση από αυτή που έχεις ορίσει.
Καθόρισε τους τρόπους πληρωμής
Η διευκόλυνση της πληρωμής αυξάνει τις πιθανότητες να εξοφληθεί ένα τιμολόγιο εγκαίρως. Συνεπώς, η πολιτική σου πρέπει να καθορίζει ρητά τους αποδεκτούς τρόπους πληρωμής. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Τραπεζική μεταφορά
- Πιστωτική/χρεωστική κάρτα
- Viva Wallet ή Revolut
- Online εξόφληση μέσω συνδέσμου στο τιμολόγιο
Το Elorus σου επιτρέπει να ενσωματώνεις όλες αυτές τις επιλογές απευθείας στα παραστατικά που στέλνεις, ώστε ο πελάτης να εξοφλεί εύκολα, με ένα μόνο κλικ.
Πώς να επικοινωνήσεις την πολιτική πίστωσης
Η πολιτική πίστωσης, όσο καλά κι αν έχει οριστεί εσωτερικά, δεν μπορεί να λειτουργήσει αν δεν παρουσιάζεται με τρόπο κατανοητό, συνεκτικό και επαγγελματικό προς τους πελάτες.
Η διαφάνεια είναι το κλειδί για τη δημιουργία σχέσεων εμπιστοσύνης και την αποφυγή παρεξηγήσεων στο μέλλον. Ξεκίνα με την καθιέρωση ενός φιλικού αλλά σταθερού τόνου, που δείχνει διάθεση συνεργασίας χωρίς να αφήνει περιθώρια για ασάφειες ή παρανοήσεις.
Για πελάτες με μακροχρόνιες συνεργασίες ή για μεγάλα έργα, μπορεί να χρειαστεί να διαπραγματευτείς κάποιους από τους όρους που έχεις ορίσει, αξιολογώντας κάθε περίπτωση μεμονωμένα.
Όσο πιο ξεκάθαρο είναι το πλαίσιο που θέτεις τόσο πιο εύκολα θα αποφευχθούν παρεξηγήσεις και καθυστερήσεις, διατηρώντας τις συνεργασίες σου υγιείς και παραγωγικές.
Υπενθυμίσεις και διαχείριση καθυστερήσεων
Οι περισσότεροι πελάτες δεν καθυστερούν από πρόθεση, αλλά εξαιτίας φόρτου εργασίας, λάθους συνεννόησης ή αμέλειας. Για να προλάβεις αυτές τις περιπτώσεις, μπορείς να στείλεις έγκαιρα υπενθύμιση εξόφλησης. Η ενεργοποίηση αυτόματων υπενθυμίσεων μέσα από το Elorus είναι ο πιο έξυπνος τρόπος να διασφαλίσεις ότι οι πελάτες λαμβάνουν έγκαιρα ειδοποιήσεις πριν και μετά τη λήξη του τιμολογίου, χωρίς να απαιτείται συνεχής προσωπική παρέμβαση από την πλευρά σου.
Αν η καθυστέρηση παραμένει, είναι σημαντικό να ακολουθήσεις μια προοδευτική προσέγγιση. Μπορείς αρχικά να παγώσεις προσωρινά την παροχή πίστωσης, ενημερώνοντας τον πελάτη πως μέχρι την εξόφληση δεν θα εκδοθούν νέα παραστατικά με όρους πίστωσης. Σε πιο ακραίες περιπτώσεις, ειδικά όταν πρόκειται για επαναλαμβανόμενη καθυστέρηση ή αδιαφορία, μπορεί να είναι απαραίτητο να συνεργαστείς με εξειδικευμένη εταιρεία είσπραξης, προκειμένου να διαφυλάξεις τα συμφέροντά σου.
Το βασικό σε όλη αυτή τη διαδικασία είναι να διατηρείς σταθερό αλλά ευγενικό τόνο. Μια επαγγελματική στάση που βασίζεται στην καθαρότητα των όρων, την ευγένεια και την προσήλωση στη συμφωνία, διασφαλίζει ότι ακόμη και οι πιο δύσκολες οικονομικές συνομιλίες μπορούν να γίνουν χωρίς να επηρεαστεί η σχέση με τον πελάτη.
Παρακολούθηση και ευελιξία
Η πολιτική πίστωσης δεν είναι στατική· χρειάζεται τακτική παρακολούθηση και ευελιξία, ώστε να προσαρμόζεται στις πραγματικές συνθήκες της επιχείρησής σου. Με τη βοήθεια του Elorus, μπορείς να παρακολουθείς κρίσιμους δείκτες όπως ο μέσος χρόνος πληρωμής και το ποσοστό καθυστερημένων τιμολογίων, ώστε να εντοπίζεις έγκαιρα προβλήματα. Αν διαπιστώνεις σταθερή συνέπεια, μπορείς να προσφέρεις ευνοϊκότερους όρους· αν, αντίθετα, υπάρχουν συχνές καθυστερήσεις, είναι χρήσιμο να επανεξετάσεις την πίστωση που παρέχεις ή να περιορίσεις συνεργασίες που επηρεάζουν αρνητικά τη ρευστότητά σου.
Συμπέρασμα
Η πολιτική πίστωσης είναι ένα από τα πιο ουσιαστικά εργαλεία για την προστασία της ρευστότητας μιας επιχείρησης. Με ξεκάθαρους όρους, σωστή επικοινωνία, αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και τα κατάλληλα κίνητρα, μπορείς να εξασφαλίσεις ότι οι πελάτες σου πληρώνουν στην ώρα τους, χωρίς να επηρεάζεται η μεταξύ σας σχέση.
