Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η διαδικασία κατά την οποία οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν μια πλατφόρμα (λογισμικό) για να δημιουργήσουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά τους. Κατ’επέκταση, ηλεκτρονικό θεωρείται το έγγραφο που αποθηκεύεται με ηλεκτρονικά μέσα και κοινοποιείται στον παραλήπτη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail). 

Οι εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχουν σκοπό να διευκολύνουν τον επαγγελματία να εκδίδει τα παραστατικά του εύκολα, γρήγορα και χωρίς λάθη. Επίσης, οι περισσότερες πλατφόρμες επιτρέπουν την καταχώρηση αγορών, εξόδων και πληρωμών από και προς την επιχείρηση. Τα δεδομένα αυτά, ανάλογα με τις δυνατότητες του εκάστοτε λογισμικού, μπορούν να μετατραπούν σε χρήσιμες πληροφορίες όσον αφορά τη ρευστότητα και τα κέρδη ανά πάσα στιγμή  που είναι πολύτιμες για την πορεία της επιχείρησης.

Είτε πρόκειται για τοπικό (native) πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή για cloud εφαρμογή όπως το Elorus, η ηλεκτρονική τιμολόγηση προσφέρει πολλά οφέλη σε σχέση με την παραδοσιακή, χειρόγραφη τιμολόγηση.

Ποιές κατηγορίες επαγγελματιών ενδιαφέρει / εξυπηρετεί

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να εξυπηρετήσει όλων των ειδών τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους, μορφής (ΕΠΕ, ΑΕ, ΙΚΕ, ΟΕ κ.α) και κύκλου εργασιών. Ειδικά τα τελευταία χρόνια, συγκεκριμένα για εταιρείες που συμμετέχουν σε διαγωνισμούς Δημοσίου, τα τιμολόγια είναι απαραίτητο να εκδίδονται ηλεκτρονικά. Ανάλογα με τα βιβλία που τηρεί η εταιρεία σας, έχει διαφορετικές ανάγκες ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Αν τηρείτε διπλογραφικά βιβλία (Γ’ κατηγορίας) θα χρειαστείτε ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης που να διαχειρίζεται διπλογραφικές εγγραφές (προγράμματα τύπου ERP). Αν έχετε βιβλία εσόδων / εξόδων (Β’ κατηγορίας) ή βιβλίο αγορών (Α’ κατηγορίας), το πιθανότερο είναι να σας εξυπηρετούν οι περισσότερες εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και φυσικά το Elorus!

Ωστόσο, υπάρχουν μερικοί περιορισμοί όσον αφορά τον κλάδο που ανήκει η επιχείρηση. Οι επαγγελματίες που δραστηριοποιούνται στον κλάδο του λιανικού εμπορίου αγαθών, χρειάζονται ένα φορολογικό μηχανισμό για την έκδοση αποδείξεων. Ο φορολογικός μηχανισμός εκτυπώνει μια ειδική σήμανση στο τέλος κάθε απόδειξης ο οποίος την καθιστά νόμιμη. Τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, μπορούν να διασυνδεθούν με φορολογικούς μηχανισμούς, ώστε η εκτύπωση να γίνεται και σε ηλεκτρονικές αποδείξεις λιανικής.

Όλοι οι υπόλοιποι, σχεδόν, επαγγελματίες και επιχειρήσεις που ανήκουν στους κλάδους του χονδρικού εμπορίου και της παροχής υπηρεσιών (προς επιχειρήσεις και ιδιώτες) μπορούν να εκδίδουν αθεώρητα παραστατικά σύμφωνα με το νόμο 4308/2014, ο οποίος είναι σε ισχύ από 1/1/2015. Ως γενικότερο κανόνα θα έλεγε κανείς πως τo τιμολόγιo, το τιμολόγιo παροχής υπηρεσιών καθώς και η απόδειξη παροχής υπηρεσιών συνήθως δε χρειάζονται σήμανση.

Για να δείτε αν ανήκετε στις κατηγορίες επαγγελμάτων που απαλλάσσονται από το φορολογικό μηχανισμό, επισκεφθείτε το σχετικό μας άρθρο.

Ποιά τα πλεονεκτήματα

Επαγγελματική εμφάνιση

Αρχικά, οι επαγγελματίες που επιλέγουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση έχουν στη διάθεσή τους πληθώρα επιλογών ως προς την εμφάνιση των εγγράφων τους. Τα περισσότερα προγράμματα είναι παραμετροποιήσιμα και προσαρμόζονται στις ανάγκες και την αισθητική του χρήστη ο οποίος μπορεί να προσθέσει το logo της εταιρείας, την σφραγίδα αλλά και διάφορες απαραίτητες πληροφορίες για τις συναλλαγές με πελάτες.

Με αυτόν τον τρόπο, ξενοιάζει από επαναλαμβανόμενες κινήσεις και προχειρογραμμένα έγγραφα που του κοστίζουν σε χρόνο και χρήμα.

Οικονομία χρόνου

Αποθηκεύοντας μία φορά τους καταλόγους πελατών/προμηθευτών και προϊόντων, εξοικονομείτε χρόνο κατά την έκδοση παραστατικών καθώς, τα δεδομένα τους (ΑΦΜ, διεύθυνση, ΔΟΥ κλπ) ανασύρονται αυτόματα από το σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης και, με μερικά μόνο κλικ, τα παραστικά είναι έτοιμα για αποστολή στους παραλήπτες μέσω email. 

Επίσης, δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε ξανά και ξανά τα προϊόντα σας για να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρνικό τιμολόγιο. Εφόσον τα έχετε καταχωρήσει μια φορά, το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα αντιγράψει αυτόματα στη φόρμα του τιμολογίου τις λεπτομέρειες τους, την τιμή πώλησης και τον αντίστοιχο ΦΠΑ. Τέλος, η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα κάνει αυτόματα τους υπολογισμούς για τον εκάστοτε συντελεστή ΦΠΑ και τη συνολική αξία εξοικονομώντας σας ακόμα περισσότερο χρόνο!

Λάθη-τέλος

Ποιος δεν έχει δεί ορθογραφικά, λάθη σε υπολογισμούς ΦΠΑ και άλλα σε χειρόγραφα παραστατικά; Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν θα σας αφήσει ποτέ εκτεθειμένους καθώς, όλες οι μαθηματικές πράξεις γίνονται αυτόματα από το εκάστοτε πρόγραμμα. Όλες οι απαραίτητες πληροφορίες, όπως τα στοιχεία πελατών, για τα παραστατικά είναι αποθηκευμένες ώστε να μη χρειάζεται να τις πληκτρολογήσετε εκ νέου, αποφεύγοντας έτσι ορθογραφικά λάθη που δημιουργούν σύγχυση και ορισμένες φορές επισύρουν πρόστιμα.

Οικονομικός έλεγχος

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, εκτός από την έκδοση παραστατικών, διευκολύνει τον επιχειρηματία να έχει μια εικόνα των οικονομικών της εταιρείας του, ανά πάσα στιγμή. Από τα υπόλοιπα πελατών/προμηθευτών μέχρι τα βιβλία εσόδων / εξόδων και τα κέρδη του έτους, είναι σημαντικό να γνωρίζετε βασικούς οικονομικούς δείκτες ώστε να πάρετε σωστές αποφάσεις για το μέλλον της επιχείρησής σας.

Μείωση κόστους

H ηλεκτρονική τιμολόγηση σας εξοικονομεί χρήματα που, με τον παραδοσιακό τρόπο, θα ξοδεύονταν σε γραφική ύλη, χαρτί εκτύπωσης και αναλώσιμα εκτυπωτή. Πλέον, μπορείτε να τηρείτε το αρχείο σας αποκλειστικά ηλεκτρονικά και να αποστέλλετε τα παραστατικά σας με email, εκμηδενίζοντας ταυτόχρονα τα κόστη αλληλογραφίας (courrier).

Εργασία φιλική προς το περιβάλλον

Μπορεί να φαίνεται αδιάφορο σε κάποιους αλλά είναι σημαντικό να μην επιβαρύνουμε το περιβάλλον με τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες, εφόσον έχουμε την επιλογή να μην το κάνουμε. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, εφόσον δεν τυπώνεται σε χαρτί, έχει μηδενικό αντίκτυπο στην επιδείνωση της κλιματικής αλλαγής του πλανήτη μας. Έτσι, μια εταιρεία που εκδίδει χιλιάδες παραστατικά το χρόνο, μπορεί να μειώσει σημαντικά το περιβαλλοντικό της αποτύπωμα, απλά και μόνο τιμολογώντας ηλεκτρονικά.

Ξεκινήστε κι εσείς με το Elorus τώρα δωρεάν!

Προηγμένες δυνατότητες

Online πληρωμές

Όσον αφορά στην online τιμολόγηση, υπάρχει ένα ακόμα συγκριτικό πλεονέκτημα έναντι των χειρόγραφων. Μπορείτε να δέχεστε πληρωμές online για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδετε και οι πελάτες μπορούν να σας εξοφλήσουν με την κάρτα τους άμεσα και χωρίς αναμονές σε ουρές τραπεζών. Το μόνο που χρειάζεται, είναι να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό σε κάποιον πάροχο online πληρωμών μέσω του οποίου θα πραγματοποιούνται οι συναλλαγές. Έτσι, μειώνονται στο ελάχιστο οι καθυστερήσεις και απογειώνεται η ρευστότητα της εταιρεία σας!

Επαναλαμβανόμενα παραστατικά 

Αν ασχολείστε με παροχή συνδρομητικών υπηρεσιών αυτή η δυνατότητα θα σας λύσει τα χέρια! Καταχωρώντας μια φορά ένα παραστατικό προς ένα πελάτη, μπορείτε να ορίσετε την περιοδικότητα με την οποία αυτό θα εκδίδεται αυτόματα στο μέλλον (κάθε βδομάδα/μήνα/έτος). Η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης, θα σας ειδοποιήσει μόλις αυτό εκδοθεί και εσείς το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να το στείλετε με email στον πελάτη σας με μερικά μόνο κλικ!

Διαχείριση αποθήκης

Μια ακόμη δυνατότητα που θα συναντήσετε σε κάθε πρόγραμμα τιμολόγησης που σέβεται τον εαυτό του, είναι η διαχείριση αποθέματος. Από απλή προσθαφαίρεση του αποθέματος των ειδών σας μέχρι περίπλοκες διαδικασίες που διαθέτουν τα προγράμματα εμπορικής διαχείρισης, η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι ολοκληρωμένη αν δεν συνοδεύεται από αυτή τη λειτουργικότητα. Είστε σε θέση να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή το stock του εκάστοτε προϊόντος σας κι έτσι να προγραμματίσετε τις αγορές σας αναλόγως. Τέλος, αποφεύγετε την τιμολόγηση ειδών που δεν είναι διαθέσιμα και τη σύγχυση που αυτό συνεπάγεται.

Συνεργασία

Με τα χειρόγραφα, η επικοινωνία μεταξύ του επαγγελματία και των συνεργατών του (λογιστής, υπάλληλοι κλπ) είναι δύσκολη και χρονοβόρα. Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση, όλα τα μέλη μιας εταιρείας και οι συνεργάτες τους μπορούν να έχουν πρόσβαση ως χρήστες στα δεδομένα της εταιρείας ταυτόχρονα. Ο καθένας μπορεί να δουλεύει στο αντικείμενό του γνωρίζοντας σε πραγματικό χρόνο τις συναλλαγές που έχει καταχωρήσει κάποιος άλλος.

Έτσι ο πωλητής που έχει καταχωρήσει μια παραγγελία, μπορεί να δει αν έχει καταχωρηθεί η πληρωμή από το λογιστήριο ώστε να εκδώσει τιμολόγιο και ο λογιστής ενημερώνεται για όλα αυτά με μια ματιά. Με αυτόν τον τρόπο, διευκολύνονται οι πωλήσεις, η τιμολόγηση και η τήρηση των βιβλίων σας χωρίς τηλεφωνήματα και ανταλλαγές εγγράφων!

Ψηφιακή υπογραφή

Η αποστολή παραστατικών με email συνεπάγεται την χρήση μιας ψηφιακής υπογραφής, σύμφωνα με τη νομοθεσία για την ηλεκτρονική τιμολόγηση της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ο ρόλος της ψηφιακής υπογραφης είναι σημαντικός γιατί πιστοποιεί την αυθεντικότητα των ηλεκτρονικών τιμολογίων που αποστέλλετε με email αλλά και τον αποστολέα του μηνύματος.

Ορισμένες εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης -όπως το Elorus-, σας επιτρέπουν να υπογράψετε ψηφιακά τα παραστατικά σας και να είστε καλυμμένοι νομικά σε περιπτώσεις απόπειρας αλλοίωσης των παραστατικών από τρίτους.

Προγραμματιστικό API

Είναι πολλές οι περιπτώσεις στις οποίες μια εταιρεία χρησιμοποιεί κάποιο λογισμικό για να διαχειρίζεται κάποιες πτυχές των εργασιών της που δεν παρέχει ηλεκτρονική τιμολόγηση. Παραδείγματος χάρη, ένα eshop διαθέτει πλατφόρμα για την παραγγελιοληψία αλλά χρειάζεται και ένα πρόγραμμα που να μετατρέπει αυτά τα δεδομένα σε αποδείξεις/τιμολόγια. Το προγραμματιστικό API μπορεί να γίνει ο συνδετικός κρίκος ανάμεσά στο eshop και το προγράμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ώστε να αυτοματοποιείται η ροή εργασιών και να “επικοινωνούν” τα δύο προγράμματα μεταξύ τους για μεγαλύτερη ευελιξία και οικονομία χρόνου.

Τεχνικά, πρόκειται για έναν κώδικα ο οποίος δίνει και λαμβάνει εντολές για τις διάφορες διεργασίες μιας επιχείρησης. Σε συνεργασία με έναν προγραμματιστή μπορείτε να διασυνδέσετε εξωτερικές εφαρμογές με την εφαρμογή τιμολόγησης ή να παραμετροποιήσετε την εφαρμογή τιμολόγησης στις ανάγκες σας.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση τοπικά ή στο cloud;

Ένα δίλημμα το οποίο απασχολεί τους επαγγελματίες που θέλουν να εκσυγχρονίσουν τον τρόπο με τον οποίο δουλεύουν είναι το να επιλέξουν ανάμεσα σε ένα πρόγραμμα τοπικό ή cloud.

Τα τοπικά προγράμματα είναι εφαρμογές που “τρέχουν” στον δικό σας υπολογιστή κι επομένως λειτουργούν μόνο εντός του δικτύου υπολογιστών που έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Αυτό είναι και το πρώτο τους μειονέκτημά τους έναντι στις cloud εφαρμογές που λειτουργούν σε online περιβάλλον, οι οποίοι επιτρέπουν την πρόσβαση στα δεδομένα σας από οποιαδήποτε συσκευή έχει πρόσβαση στο internet. Τα δεδομένα στο cloud είναι ασφαλή καθώς υπάρχουν πρωτόκολλα ασφαλείας που δεν επιτρέπουν σε τρίτους να τα δουν ή να τα μοιραστούν. Όπως έχετε κωδικούς για τα email σας, με παρόμοιο τρόπο συνδέεστε και στην cloud εφαρμογή τιμολόγησης για να διαχειριστείτε τα οικονομικά της εταιρείας σας. Ειδικότερα ως προς το θέμα της ασφάλειας σε σχέση με το cloud και τα παραδοσιακά συστήματα, μπορείτε να βρείτε πληροφορίες στο σχετικό άρθρο μας.

Το δεύτερο μειονέκτημα των τοπικών προγραμμάτων είναι το υψηλό ετήσιο κόστος καθώς μαζί με την εφαρμογή αγοράζετε και πακέτα παραμετροποίησης, αναβαθμίσεις, και τεχνική υποστήριξη. Μια  cloud εφαρμογή αρχικά, έχει συγκριτικά απίστευτα χαμηλότερο κόστος ανά έτος. Επίσης, οι όποιες αναβαθμίσεις ή προσθήκες γίνονται αυτόματα, χωρίς να διακόπτονται οι εργασίες σας και πάνω απ’ όλα, δωρεάν. Οποιαδήποτε παραμετροποίηση στις ανάγκες της εταιρείας σας μπορεί να γίνει από τους ίδιους τους χρήστες εύκολα και γρήγορα, αφού οι εφαρμογές τέτοιου είδους παρέχουν πολλαπλές επιλογές για να διαλέξετε.

Δεν έχετε λογαριασμό Elorus;