Σχετικά με το CandyshopVFX
Το CandyshopVFX είναι μια εταιρεία παραγωγής που ειδικεύεται στο post-production. Με την ομάδα τους δημιουργούν VFX, motion και audio designs 2D και3D, motion graphics, compositings για διαφημίσεις, ταινίες και ψηφιακά μέσα.
Η επιχείρηση αποτελείται από 9 έμπειρους επαγγελματίες και από το 2013 έχει συνεργαστεί με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις και διαφημιστικές εταιρείες στην Ελλάδα. Μέχρι στιγμής έχει ολοκληρώσει περισσότερα από 10,000 projects, ενώ πολλά από αυτά έχουν αποσπάσει δημιουργικά βραβεία.
Το CandyshopVFX λειτουργεί σαν μια ολοκληρωμένη εταιρεία παραγωγής που εγγυάται ποιοτικό έλεγχο και αυστηρά διαχειριζόμενο προγραμματισμό.
Γιατί αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν κάποιο εργαλείο διαχείρισης οικονομικών και καταγραφής χρόνου;
Διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησης με εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο
Σχεδόν από την έναρξη της επιχείρησης δημιουργήθηκε η ανάγκη για μια ολοκληρωμένη λύση παρακολούθησης και διαχείρισης των οικονομικών της. Για τον ιδρυτή του CandyshopVFX, Ευάγγελο Κουλουκύθα, ήταν πολύ σημαντικό να μπορεί να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τις οικονομικές υποχρεώσεις και απαιτήσεις της επιχείρησης.
Είχε να διαχειριστεί μια συνεχώς αυξανόμενη ομάδα συνεργατών και έναν μεγάλο αριθμό νέων πελατών και projects που εκτελούνταν ταυτόχρονα. Ο μόνος τρόπος για να αποκτήσει τον πλήρη έλεγχο ήταν η χρήση ενός εξειδικευμένου εργαλείου.
Βέβαια, θα μπορούσε να παρακολουθεί τα οικονομικά δεδομένα από το πρόγραμμα που χρησιμοποιεί ο λογιστής του, αλλά όπως μας αποκάλυψε και στη συνέντευξή μας, τα λογιστικά προγράμματα είναι αρκετά πιο πολύπλοκα από αυτά που χρειάζεται ένας επιχειρηματίας, προσφέροντας λειτουργίες που δεν αφορούν άμεσα τη λήψη αποφάσεων και στρατηγικής μιας επιχείρησης.
Ανάλυση έργων για την καλύτερη κοστολόγηση των υπηρεσιών τους
Η εσφαλμένη κοστολόγηση μιας υπηρεσίας πολλές φορές μπορεί να οδηγήσει ένα post-production agency σε δυσχερή θέση, αυξάνοντας τον κίνδυνο απώλειας κερδών.
Το CandyshopVFX προσφέρει διαφορετικές υπηρεσίες, στις οποίες το τελικό κόστος παραγωγής επηρεάζεται σημαντικά από αρκετούς παράγοντες, όπως ο χρόνος εργασίας των μελών της ομάδας και των εξωτερικών συνεργατών, τα κόστη του τεχνολογικού εξοπλισμού και υλικών, τα κόστη μετακίνησης και άλλα.
Εάν κάτι δεν υπολογιστεί σωστά, θα μπορούσε να υπάρξει διαφορά εκατοντάδων ή και χιλιάδων ευρώ στο κόστος παραγωγής, το οποίο θα επηρεάσει άμεσα τα κέρδη της επιχείρησης. Αυτόν τον κίνδυνο εντόπισαν στην CandyshopVFX, για αυτό αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης οικονομικών και καταγραφής χρόνου, όπως το Elorus.
Ποιά είναι η λύση που τους δόθηκε χρησιμοποιώντας το Elorus;
Τιμολόγηση πελατών, διαχείριση εξόδων και αποστολή στο myDATA
Με τη χρήση του Elorus, η επιχείρηση CandyshopVFX μπορεί να εκδίδει πολύ εύκολα τιμολόγια προς τους πελάτες της και στη συνέχεια να τα διαβιβάζει αυτόματα στην πλατφόρμα του myDATA.
Επιπλέον, ο κύριος Κουλουκύθας, ως διαχειριστής της επιχείρησης, έχει τη δυνατότητα να καταχωρεί και να κατηγοριοποιεί τα γενικά έξοδα, ώστε να μπορεί να τα διαχειρίζεται αποτελεσματικά και να προβαίνει στην εξόφλησή τους. Επιπλέον, μπορεί να καταχωρεί τα έξοδα που σχετίζονται με οποιοδήποτε από τα project που έχει αναλάβει και, στη συνέχεια, να τα τιμολογεί στους πελάτες της επιχείρησης, όπως πληρωμή εξωτερικού συνεργάτη, ενοικίαση εξοπλισμού και άλλα.
Τέλος, με τη συστηματική χρήση του Elorus, η επικοινωνία μεταξύ επιχείρησης και λογιστικού γραφείου γίνεται πιο εύκολη και ξεκάθαρη. Ο λογιστής μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στο λογαριασμό του CandyshopVFX στο Elorus και να διαχειριστεί τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης, χωρίς να χρειάζεται επιπλέον επικοινωνία. Στη συνέχεια, μπορεί να μεταφέρει μέσω του myDATA τα έσοδα της επιχείρησης στο λογιστικό πρόγραμμα που χρησιμοποιεί και να πραγματοποιεί οποιαδήποτε ενέργεια χρειάζεται για να καλύψει τις φορολογικές υποχρεώσεις της επιχείρησης.
Αναλυτικές αναφορές των οικονομικών δεδομένων της επιχείρησης
Μέσω του Elorus, ο διαχειριστής της επιχείρησης μπορεί να δει την επισκόπηση του λογαριασμού, όπου με μια γρήγορη ματιά φαίνονται τα βασικά στοιχεία που απεικονίζουν την οικονομική πορεία της επιχείρησης. Εάν χρειάζεται περισσότερη λεπτομέρεια, μπορεί να δημιουργήσει αναλυτικές αναφορές για κάθε έναν από τους δείκτες που τον ενδιαφέρουν.
Στην επισκόπηση φαίνονται οι καταγεγραμμένες ώρες εργασίας, τα ανεξόφλητα παραστατικά και λογαριασμοί, η μεταβολή του ταμείου και άλλα, ενώ υπάρχει επίσης η δυνατότητα προσαρμογής, προβάλλοντας τους δείκτες που είναι σημαντικοί για το CandyshopVFX.
Μερικές από τις σημαντικότερες αναλυτικές αναφορές που χρησιμοποιεί ο κύριος Κουλουκύθας για να διαχειριστεί τα οικονομικά της επιχείρησης είναι η αναφορά εξόδων, της ταμειακής ρευστότητας, των υπολοίπων πελατών και προμηθευτών, των φόρων και άλλων.
Για παράδειγμα, μέσω της λεπτομερούς αναφοράς εξόδων, συνήθως ταξινομεί τις υποχρεώσεις της επιχείρησης με βάση την ημερομηνία λήξης, ώστε να γνωρίζει τι πρέπει να πληρώσει για την επιχείρηση μέχρι το τέλος κάθε μήνα.
Δυνατότητα κοστολόγησης των υπηρεσιών τους
Πλέον, με τη λεπτομερή καταγραφή του χρόνου εργασίας τους και την καταγραφή των εξόδων, είναι σε θέση να κοστολογήσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τις υπηρεσίες που προσφέρουν στους πελάτες τους.
Κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να καταγράφει live το χρόνο εργασίας του ή να τον καταχωρεί ετεροχρονισμένα στην πλατφόρμα του Elorus. Στη συνέχεια, μέσα από τις συγκεντρωτικές αναφορές, ο διαχειριστής της επιχείρησης μπορεί να αναλύσει τον χρόνο που καταναλώνει κάθε μέλος της ομάδας για κάθε υπηρεσία, project, εργασία ή πελάτη.
Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση είναι σε θέση να κοστολογήσει με λεπτομέρεια κάθε υπηρεσία που προσφέρει, αλλά και να βγάλει συμπεράσματα σχετικά με την παραγωγικότητα της ομάδας.
Τι πέτυχαν χρησιμοποιώντας το Elorus;
Η ομάδα του CandyshopVFX χρησιμοποιεί συστηματικά το Elorus από το 2015, έχοντας ήδη καταγράψει χιλιάδες ώρες εργασίας (χρεώσιμες και μη) και εκδόσει χιλιάδες παραστατικά προς τους πελάτες της.
Μέσω της εφαρμογής, έχουν καταφέρει να παρακολουθούν πλήρως τις υποχρεώσεις και απαιτήσεις της επιχείρησης και να επιταχύνουν διαδικασίες εσωτερικής διαχείρισης που, σε διαφορετική περίπτωση, θα έπρεπε να εκτελούν χειροκίνητα.
Ταυτόχρονα, η επιχείρηση έχει αυτοματοποιήσει ακόμα περισσότερο την οικονομική της διαχείριση, δημιουργώντας επαναλαμβανόμενους λογαριασμούς για τα σταθερά μηνιαία έξοδά της, όπως την πληρωμή των υπαλλήλων της, του ενοικίου, του λογιστικού της γραφείου και άλλα. Έτσι, ο χρόνος διαχείρισης μειώνεται ακόμα περισσότερο σε μηνιαία βάση.
Τέλος, με τη συστηματική χρήση του time tracking, γνωρίζουν με ακρίβεια πόσο τους κοστίζει κάθε υπηρεσία, δίνοντας προσφορές στους πελάτες τους βάσει του κόστους εργασίας και του περιθωρίου κέρδους που θέλουν να έχουν.
Σταδιακά, αυτό που θέλουν να πετύχουν το επόμενο διάστημα είναι η παρακολούθηση της παραγωγικότητας και η συνεχής βελτίωση των εσωτερικών διαδικασιών, εξασφαλίζοντας πάντα την ποιότητα των υπηρεσιών τους.